Fristen: So lange solltest du Dokumente aufbewahren
Wie lange musst du Rechnungen, Verträge und Co. aufbewahren? Hier erfährst du die wichtigsten Fristen für Dokumente – und wann du sie entsorgen kannst.
Du hast viele Ordner voll mit alten Unterlagen, aber keine Ahnung, was weg kann? Viele Dokumente müssen über Jahre aufbewahrt werden, andere kannst du sofort entsorgen. Kennst du die Fristen, sparst du Platz, Energie und Ärger – vor allem bei Steuerunterlagen, Rechnungen oder Verträgen. Hier sind die wichtigsten Aufbewahrungszeiten für deine Dokumente im Überblick. Es lohnt sich, regelmäßig durch die Unterlagen zu gehen und nicht mehr benötigte Dokumente auszusortieren.
Los geht's ...
#1 Kassenbons und Quittungen
Kassenbons für Lebensmittel oder alltägliche Einkäufe kannst du direkt entsorgen, es sei denn, du brauchst sie für einen Umtausch. Tankbelege oder Restaurantrechnungen solltest du aufbewahren, bis die Zahlung abgebucht wurde oder du sie für eine Abrechnung benötigst. Bei teureren Anschaffungen wie Elektrogeräten, Möbeln oder Fahrrädern solltest du den Bon mindestens zwei Jahre aufheben, da so lange die gesetzliche Gewährleistung gilt. Falls der Hersteller eine längere Garantie gewährt, solltest du den Bon entsprechend bis zum Ablauf der Garantiezeit behalten.
Doch nicht nur beim Einkaufen lohnt sich eine gewisse Vorsicht …
#2 Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen
Mietverträge solltest du mindestens drei Jahre nach Auszug behalten, denn so lange können noch Forderungen oder Rückzahlungen anstehen. Nebenkostenabrechnungen sind ebenfalls drei Jahre relevant – falls Nachforderungen oder Korrekturen nötig sind. Spätestens wenn keine Ansprüche mehr geltend gemacht werden können und alle Abrechnungen endgültig geklärt sind, kannst du die Unterlagen sicher entsorgen.
Nicht nur dein ehemaliger Vermieter kann noch Ansprüche haben …
#3 Lohnabrechnungen und Gehaltsnachweise
Lohn- und Gehaltsabrechnungen solltest du bis zur Rente aufheben, um spätere Rentenansprüche nachweisen zu können. Auch Sozialversicherungsnachweise und Steuerbescheinigungen können wichtig werden. Wer Platz sparen will, kann die Unterlagen nach Prüfung der Renteninformation digital archivieren.
Und was ist mit Kontoauszügen und Kreditverträgen ...
#4 Kontoauszüge und Kreditunterlagen
Für steuerliche Zwecke solltest du Kontoauszüge mindestens drei Jahre lang behalten. Kreditverträge und Tilgungspläne solltest du bis drei Jahre nach vollständiger Rückzahlung aufbewahren – falls es Streitigkeiten mit der Bank gibt. Danach kannst du sie entsorgen, wenn keine offenen Fragen bestehen.
Manche Unterlagen sind noch deutlich länger wichtig …
#5 Steuerunterlagen und Bescheide
Einkommensteuerbescheide und Belege solltest du mindestens vier Jahre lang aufbewahren. Bei Selbstständigen oder Vermietern gilt eine Frist von zehn Jahren, da hier längere Prüfzeiträume möglich sind. Falls das Finanzamt nachträglich eine Prüfung ansetzt oder zusätzliche Nachweise fordert, kannst du so alle relevanten Unterlagen problemlos vorlegen.
Auch Versicherungen solltest du nicht zu früh entsorgen …
#6 Versicherungsunterlagen
Policen und Nachweise für Haftpflicht-, Hausrat- oder Kfz-Versicherung solltest du mindestens bis zum Vertragsende aufbewahren. Schäden können oft auch nach Vertragsende noch reguliert werden. Bei Lebens- und Rentenversicherungen lohnt es sich, die Unterlagen dauerhaft zu archivieren.
Das gilt übrigens auch für Handwerkerrechnungen und Bauunterlagen …
#7 Handwerkerrechnungen und Bauunterlagen
Rechnungen für Handwerkerleistungen solltest du zwei bis drei Jahre aufheben – das Finanzamt oder das Bauamt kann sie anfordern, falls Nachweise nötig sind. Bei größeren Bauprojekten, Sanierungen oder Renovierungen sind mindestens zehn Jahre ratsam, falls es später zu Mängeln, Gewährleistungsfragen oder rechtlichen Auseinandersetzungen kommt.
Aber auch in Sachen Bildung lohnt es sich, auf Nummer sicher zu gehen …
#8 Zeugnisse und Ausbildungsnachweise
Schulzeugnisse, Hochschulabschlüsse oder Weiterbildungsnachweise solltest du lebenslang behalten. Arbeitgeber verlangen oft Nachweise, selbst wenn du schon seit Jahrzehnten aus der Schule bist und zahlreiche Arbeitserfahrungen mitbringst. Auch für die Rente kann es wichtig sein. Am besten sicherst du dir digitale Kopien, falls das Original verloren geht oder beschädigt wird.
Es gibt noch wichtigere Unterlagen, die du niemals wegwerfen solltest …
#9 Rentenunterlagen und Sozialversicherungsnachweise
Alles, was mit deiner Rente zu tun hat, solltest du lebenslang aufbewahren. Dazu gehören Rentenbescheide, Sozialversicherungsnachweise und Jahresmeldungen der Rentenversicherung, da sie für die Berechnung deiner Ansprüche wichtig sind. Falls es Unstimmigkeiten oder fehlende Beitragszeiten gibt, kannst du damit jederzeit deine Ansprüche belegen und korrigieren lassen.
Und schließlich gibt es einige Dokumente, die absolut unverzichtbar sind …
#10 Wichtige Verträge und Urkunden
Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Testament oder Grundbuchauszüge – solche Dokumente gehören lebenslang in einen sicheren Ordner. Sie sind schwer oder gar nicht ersetzbar und werden immer wieder benötigt. Eine feuerfeste Mappe oder ein Bankschließfach bieten zusätzlichen Schutz.
